Kender du det… Du skal finde en fil, som du ved du havde på din computer for ½ år siden, men du aner ikke hvor du skal begynde at lede, for alle filerne ligger i en stor pærevælling på computeren … Eller du skal finde den mail fra kunde X som kom i sidste uge, men du har 4.289 mails liggende din indbakke …

Vi har hørt om “Det papirløse samfund” siden computeren kom frem, og selv om det ikke er 100% indført endnu, er der ret mange områder der er overført til digitalt. Dette har i mange tilfælde gjort papirbunkerne mindre, og givet mindre rod på kontoret. Det er jo dejligt!

 

rod_i_medierne

Men hvad så hvis det er sådan, at de områder der er blevet papirløse kun har flyttet rodet fra de gamle papirbunker over i den digitale verden. (Der er måske noget om den nisse der flytter med…) Nu roder det mindre synligt, men det roder stadig! Det roder fx i mails, dokumenter og billeder på computeren, og i sms’er og billeder på mobilen.

Mange af mine kunder føler sig overvældet af det rod de har i den digitale verden, og har svært ved at overskue hvordan de skal gribe det an, for at få styr på sin digitale verden igen.

Jeg plejer at anbefale nogle enkle midler, for at få overblikket igen. Det første du skal gøre er, at udtænke et system der passer ind i dit firma og din hverdag på kontoret. Glem dit eksisterende “system”, hvis du har et, og start helt forfra. Tænk dine mapper på computeren på samme måde, som de mapper du før havde stående i reolen. Tænk på hvad de skal rumme og hvilke inddelinger der fungerer her hos os.

Når du har udtænkt dit system, skal du oprette alle mapperne. Derefter skal du flytte dine filer/dokumenter/fotos over i mapperne. Hvis du støder på noget der ikke passer ind i de kategorier du har oprettet, kan du evt. oprette flere kategorier undervejs.

Når det gælder dine mails skal du huske at:

– Mails i din indbakke kun skal være mails som ikke er “færdigbehandlet”. Det kan fx være mails du endnu ikke har svaret på eller mails, hvor du afventer svar tilbage.

– Mails der er “færdigbehandlet”, men som du gerne vil gemme, skal gemmes i mapper. Mapperne skal være navngivet i kategorier. Det kan fx være kategorier som “Kundehenvendelser”, “Fakturaer” og “Privat”.

– Andre mails kan slettes!

Når det gælder dokumenter/filer og fotos på computeren skal du huske at:

– Dokumenter/filer skal gemmes i mapper, som skal inddeles i kategorier. Det er en god idé at lave undermapper, så inddelingerne er så præcise som muligt. Jeg har fx en mappe der hedder “Blogindlæg” , under den mappe har jeg årstallene “2012”, “2013”, “2014” og “2015”. Under de enkelte mapper har jeg alle 12 måneder, og så ligger de enkelte blogindlæg i den mappe der svarer til den måned og det år de er skrevet.

– Fotos skal gemmes i særlige mapper for fotos. Mapperne skal videre inddeles i kategorier, fx efter årstal og måned. Man kan også vælge at lave andre inddelinger som passer bedre ind i ens hverdag, fx efter årets højtider eller i de varemærker man forhandler i sit firma.

Når det gælder dine sms’er og billeder på mobilen skal du huske at:

– Sms’er skal kun gemmes, hvis det er noget du ikke har svaret på eller noget du afventer svar på. Alt andet kan godt slettes. Er der noget i sms’en du skal gemme som dokumentation, kan du overføre det til en fil på computeren og gemme det der.

– Billeder på mobilen skal overføres til din computer med jævne mellemrum, så du ikke har for mange billeder der ligger og roder på mobilen samtidig.

God fornøjelse med oprydningen i din digitale verden!