Har du også prøvet det? At få en rykker på en regning, som du dårlig kan huske at have modtaget… At sidde med en kunde i telefonen samtidigt med, at du leder febrilsk efter det tilbud du sendte til kunden i sidste uge… Eller at bruge en halv arbejdsdag på at finde lige den artikel du skal bruge, og som du ved ligger i én af bunkerne…

Vi er nok mange, der kan genkende dette i større eller mindre grad. Som selvstændig har man tit mange bolde i luften, og så kan det godt komme til at rode lidt… Lidt rod i en presset situation er jo hellere ikke noget problem, men rod har det desværre med at “vokse” og blive uoverskueligt, så det er en fordel af forebygge inden det når dertil.

Der er også andre fordele ved at have orden i sine ting på kontoret:

– Du kan blive mere effektiv
– Du kan virke mere professionel overfor dine kunder
– Du kan minimere stress
– Du kan få mere overskud i din hverdag

 

orden_på_kontoret

 

Her er hvad du skal gøre for at skabe orden på dit kontor:

Planlæg kontoret i zoner ud fra dine arbejdsrutiner

Sørg for at de ting du bruger mest opbevares i nærheden af eller på dit skrivebord. Saml ting der hører til i samme kategori, eller bruges samtidigt, i den samme zone.

Tænk på et børnehaveklasse-lokale. Alle tegnesager opbevares i den ene reol, alle spil opbevares i den anden reol, alt legetøj opbevares i den tredje reol osv.

Brug denne måde at tænke på når du planlægger dit eget kontor i zoner.

– Planlæg opbevaringsløsninger til de forskellige zoner

God opbevaring er vigtig, når man skal have orden i sine ting. Sørg for at have et godt skrivebord, evt. med skuffer, og nogle gode reoler eller skabe. Planlæg opbevaringsløsninger ud fra DIT behov. Hvis du har mange papirer og bøger, skal du have mange reoler eller skabe. Hvis du har mange små kontorartikler, skal du have mange skuffer.

– Saml papirer i mapper/ tidsskriftssamlere

Papirer skal IKKE opbevares i bunker! Du aner ikke hvad der ligger i bunden af bunken, og du kan ikke komme til det når du skal bruge det. Hvis du ikke kan overskue at sætte papirer i mapper, kan du bruge tidsskriftssamlere. Saml papirerne i kategorier eller efter dato. Husk at skrive på mappen/ tidsskriftsamleren hvad der er i eller hvilken måned/år det er fra. Brug evt. Dymo-labels.

– Brug en brevbakke på skrivebordet

De papirer som du skal huske at gøre noget ved, fx regninger der skal betales eller tilbud der skal handles på, skal du opbevare på skrivebordet i en brevbakke med flere skuffer. På den måde har du det lige ved hånden når du får tid til at gøre noget ved det. Skriv/sæt en Dymo-label på kasserne, så du kan se hvad der skal i hvilken skuffe.

– Smid ud = regel nr.1 i oprydning

Du skal smide ting ud som du ikke bruger mere, så der ikke er ting på dit kontor, der optager plads for de vigtige ting som du bruger. Ting man tit kan skille sig af med er gamle blade/ magasiner, bøger, markedsføringsmateriale osv. I forhold til Skat skal man gemme de sidste 5 års regnskaber – alt der er ældre end det må man godt skille sig af med.

God fornøjelse med oprydningen!