”Hvor svært kan det være at lave løn?” – Det er jo bare noget man gør, ikke?

Ofte er det den holdning jeg møder, når jeg taler med selvstændige om løn. Uanset virksomhedsstørrelse, så regnes lønadministration aldrig for noget særligt, og ofte håndteres HR og lønadministration som en ekstra opgave hos en administrativ medarbejder eller ejeren af virksomheden.

Det er der heller ikke noget galt i! – så længe at du sikrer dig, at lønnen bliver kørt korrekt og konsekvent.

Billede af skuespiller der opfører en scene fra Hamlet med kranie

Som selvstændig kan man godt savne sparring – især ved vigtige beslutninger

At outsource eller ikke at outsource?

Der er mange ting, der kan gå galt med løn. Derfor kan det ofte betale sig at outsource lønadministrationen. Det kan gøres med gode resultater og til fornuftige priser med den Bonus, at det giver dig tid til at fokusere på din virksomhed.
Selvom om du outsourcer din lønadministration, skal du stadig sikre dig følgende:

• At du afsætter tid til at give de korrekte informationer til din lønsamarbejdspartner.

• At du får godkendt lønnen. Udnyt at de fleste lønsystemer giver dig adgang til, at du selv kan taste en godkendelseskode. Denne endelige godkendelse giver tilladelsen til at hæve på din konto, derfor skal du gøre dette.

• At du vælger et lønsystem, hvor du har direkte adgang eller mulighed for at overtage direkte adgang. Ved afslutning af et samarbejde gør det processen billigere og nemmere.

• At få lavet aftaler om deadlines, opgavefordeling samt afslutning af samarbejde med din samarbejdspartner

Selvgjort er velgjort

Hvis du vælger ikke at outsource din lønadministration, er her nogle overvejelser du bør gøre dig for at sikre det bedste resultat:

Du skal ikke skyde gråspurve med kanoner. Dette ordsprog er godt at huske i forbindelse med at drive en virksomhed. Der er mange ting, funktioner, programmer, services ol.lign. der er smarte og ”nice to have”.

Vurdér om det er noget du får en reel værdi ud af, og om det passer til din virksomhed. Dette gælder ikke mindst i forbindelse med valg af systemer – herunder også lønsystem.

• Udnyt de muligheder systemet giver dig.

• Få etableret nogle gode processer fra starten omkring lønbehandlingen.

• Vær konsekvent i dine registreringer og håndtering af lønnen.

Jeg har, som konsulent, brugt mange timer på at rydde op i lønninger, som ville have taget mig 1-2 timer pr. måned at administrere løbende. I stedet kom jeg til at bruge 20 timer på at rydde op overfor revision, skat, medarbejder, pensionsselskabet og feriekonto

Uoverensstemmelser ved lønafstemningen kan altså være enormt tidskrævende og dermed dyrt.

Her er 3 små ting du kan gøre for at imødekomme uoverenstemmelser ved lønafstemning:

  • Vær sikker på du opretter dine medarbejder korrekt. Det er i forbindelse med oprettelsen, at du tager stilling til pension, ATP, ferie osv. Disse valg har betydning for lønnen og er ofte roden til  fejl i lønbehandlingen. Alle oplysninger til oprettelsen fremgår af ansættelseskontrakten.
  • Udnyt integration til dit økonomisystem. Det vil hjælpe dig til at få bogført lønnen korrekt hver gang. Ved opsætning vælges konti til bogføringen (Spørg din revisor, hvis du er i tvivl) og herefter kører det automatisk. Når du bruger denne funktion sker bogføringen konsekvent, hvilket også betyder at en eventuel fejlbogføring er nemmere at lokalisere og rette.
  • Spørg, spørg og spørg! Der er så mange muligheder for at få billig eller gratis rådgivning.

 

Vigtigst af alt er at huske, at de minutter du bruger på; at undersøge, spørge eller sikre, at du har rigtige data på en medarbejder, at lønnen er korrekt og bliver bogført i overensstemmelse med revisor, er godt givet ud  -uanset om du har en lønpartner eller om du gør det selv.