Hvert år er vi hos Debito inkasso i kontakt med rigtig mange virksomheder, ofte fordi de døjer med dårlige betalere.

Virksomhederne vi er i kontakt med er et bredt udsnit af små og mellemstore virksomheder og ofte mindre ejerledet virksomheder, med et par ansatte og hvor ejer står for det meste omkring virksomheden – herunder også bogføringen.

I vores rådgivning falder snakken ofte på virksomhedens økonomistyring. Et emne desværre langt de fleste mindre selvstændige negligerer og ikke interesserer sig for – blot at der er penge på kontoen til at ejer, eventuelt ansatte og leverandører får deres betaling.

fest_001

 

Vi ser at mange mindre erhvervsdrivende ikke har en konsekvent styring af deres økonomi, og dermed virksomhedens likviditet og cashflow. For de fleste mindre selvstændige er det naturligt nok; de brænder for at levere produkter og ydelser til kunderne, ikke at afstemme bilag og bogføre. Jeg har endda flere gange hørt udtalt ”jeg hader at bogføre” – nogle ser det som det værste i hele verden, andre ser det som en fest!

Denne manglende konsekvente styring resulterer ofte blot i, at det heller ikke prioriteres i takt med virksomheden vokser – og i så fald vil konsekvenserne være langt større end i dag.

Er du blandt dem der ikke synes bogføring og regnskab er en fest – ja så risikerer du helt eller delvist at miste overblikket over din virksomheds økonomi og dens finansielle stilling og i værste tilfælde må lukke virksomheden.

Vidste du eksempelvis at inkasso i mange tilfælde kunne være undgået hvis virksomheden havde haft en effektiv politik omkring virksomhedens dårlige betalere? Herunder rykkerprocedurer og at sende fakturaen i umildbar forlængelse af produktets eller ydelsens levering. En disciplin mange, især mindre erhvervsdrivende, ofte er dårlige til!

Så synes du ikke bogføring er en fest – så har vi 5 hurtige råd til dig!

Gør hvad du er bedst til
Hvis du overhovedet ikke interesserer dig for at bogføre, afstemme bilag og bankafstemme – ja så bør du måske overveje at betale eller ansætte en bogholder. Bogholdere fås ofte på freelancebasis, er ofte super dygtige og dermed kan tingene gøres på rekordtid og ofte meget billigt.

Vi ser at de fleste virksomheder kan nøjes med at betale helt ned til blot et par tusinde kroner om mdr. for hjælp til alt vedr. bogføring. Dermed kan du fokuserer på det du er bedst til – og lade en bogholder tage sig af alt det kedelig, fra bankafstemning, inkasso, bogføring og lignende.

Send dine fakturaer selv
Du kan få hjælp til det meste fra din bogholder eller revisor – men ofte kan det være en god ide ikke at overlade faktureringen til andre. Udover du lynhurtigt mister overblikket over hvor meget du har faktureret for, ja så er det ofte også svært at overlade faktureringen til andre, for hvor mange timer er der brugt på kunden? Hvilke materialer er der brugt? Hvor mange kørepenge skal der tillægges fakturaen?

Overledelse af faktureringen bør kun foretages hvis dine interne systemer og registreringer er 100 % i orden – er de ikke det, så er du nødt til selv at udsende fakturaer selv.

Konsekvente økonomiske forretningsgange betaler sig
I mange tilfælde kan eksempelvis det at sende sine kunder til inkasso undgås hvis du som virksomhed opsætter klare og konsekvente økonomiske forretningsgange; eksempelvis gennem klare rykkerprocedure. Men også klare forretningsgange om eksempelvis timeregistrering og materialeforbrug er nødvendig hvis du ikke vil gå glip af manglende betaling for dit arbejde.

Er du ikke selv i stand til at overholde disse konsekvente forretningsgange, så aftal med din bogholder hvad din politik er, eksempelvis i de tilfælde en kunde skal rykkes eller sendes til inkasso, eller hvordan kundens timeforbrug registreres og videreformidles til bogholder.

Indfør faste rutiner vedr. din bogføring
For de fleste mindre virksomheder kan bogføring være nok med 1 til 2 gange om ugen, andre har det bedst med at bogføre i takt med fakturaer indfinder sig.

Det vigtigste er blot at du opsætter faste rutiner omkring din bogføring, timeregistrering og lignende. Vil det eksempelvis være bedst for dig hver dag at påføre det nødvendige antal timer på en given kunde – eller kan du nøjes med en dag om ugen?

På den måde sikrer du en kontinuitet i din måde at håndtere din virksomheds økonomi på og dermed gør arbejdet med din økonomi mere simpel og overskuelig.

Ta’ dine forretningsgange op til revision jævnligt
Er du blandt dem der hader at fakturere, bør du måske se indad i virksomheden – hvad er årsagen til denne ellers ret essentielle del af din virksomhed?

De fleste selvstændige bryder sig ikke om at fakturere hvis deres forretningsgange er for komplicerede. Mange oplever at det ofte er besværligt at opgøre timeantal, antal kørte km, materialeforbrug og lignende – og dermed gør det at bogføre til et stort og besværligt arbejde.

Er det også tilfældet i din forretning? Ja så bør du måske overveje at tage de værktøjer op til revision du i dag gør brug af – findes der systemer der kan gøre det nemmere eksempelvis at opgøre timeforbrug end det du bruger i dag? Ofte er svaret ja!