Hvis du gerne vil være mere effektiv, så kan du med fordel tage et kig på dine mailvaner.

Nedenstående tip er især gode, hvis du oplever, at e-mails totalt har overtaget din arbejdsdag eller at e-mails er blevet en kilde til distraktioner i stedet for at være et effektivt arbejdsredskab.

 How-to-Build-an-Effective-Content-Marketing-Plan

Hvorfor overhovedet kigge på mailvaner?

Begge disse tip handler om at tage kontrol over din e-mail i stedet for at lade din e-mail kontrollere dig.

Det betyder selvfølgelig ikke, at du helt skal opgive at være til rådighed på mails og give hurtige svar til dine kunder og samarbejdspartnere. Men det kan have en meget høj pris, hvis du hele tiden lader dig forstyrre af e-mails. Det kan fx betyde, at du ikke får lavet alle de andre opgaver, der kræver koncentration og fokus – eller at du altid ender med at sidde og lave dem om aftenen eller natten.

Hvis du gerne vil være mere effektiv, så er det essentielt, at du aktivt vælger, hvornår du gerne vil tjekke e-mail og at du ikke lader dine prioriteter og dit fokus styre af de e-mails, der konstant tikker ind.

 

Tip #1: Slå notifikationer fra

Er du bevidst om, hvor mange gange om dagen, du bliver afbrudt eller distraheret af nye mails, der tikker ind? Enten i form af lyde, ikoner eller små popup-beskeder på din computer og din telefon?

Alle disse forstyrrelser stjæler nemt dit fokus og ødelægger din koncentration. Og hver gang, du bliver forstyrret, tager det dig lidt tid at komme tilbage til det, du var i gang med. Og langt de fleste af disse forstyrrelser er unødvendige.

Jeg vil derfor kraftigt opfordre dig til at slå alle mail-notifikationer fra, hvis du da ikke allerede har gjort det.

På din computer

På din computer anbefaler jeg, at du slår følgende ting fra:

  • Den lyd, der afspilles, når du modtager nye mails
  • Det ikon, som vises i nederste højre hjørne af skærmen, når du har nye mails
  • Den popup, som kortvarigt dukker op og viser afsender og emnelinjen på nye mails

På din telefon

Hvis du modtager mails på din telefon, anbefaler jeg, at du som ændrer indstillingerne, så den kun henter nye mails, når du går ind i mailprogrammet i stedet for at mails bliver ”pushet” til din telefon. På den måde vælger du selv, hvornår du gerne vil tjekke mails i stedet for at de konstant bliver kastet i hovedet på dig.

Hvis du foretrækker at have push slået til, så overvej i det mindste at ændre indstillingerne, så du ikke får en notifikation på telefonen for hver mail, du modtager. På den måde kan du se, at der er nye mails, men du skal aktivt vælge at gå ind i mailprogrammet for at læse dem.

 En mulig faldgrube

Hvis du følger mig råd om at slå notifikationer fra, så vil du i lang tid efter kunne opleve en meget stor trang til liiiige at tjekke din e-mail. Din hjerne vil sige til dig ”Jamen, hvad nu hvis der ligger noget vigtigt?” Det er helt normalt, for du har jo været vant til hele tiden at tjekke mails. Og det tager tid og en bevidst indsats at ændre sine vaner.

Men det er vigtigt, at du øver dig på ikke at tjekke e-mails konstant. For i så fald kunne du lige så godt have notifikationerne slået til og lade dem forstyrre dig.

 

Tip #2: Tjek ikke e-mail den første time

Tjekker du e-mail eller sociale medier som det første, når du starter din arbejdsdag? Eller måske allerede inden du tager hjemmefra?

Prøv i stedet at vente en time (eller en halv til at starte med), hvor du i stedet arbejder på den første opgave på din to do-liste.

Det gør en kæmpe forskel at starte arbejdsdagen på den måde. Dels fordi du får arbejdet på din vigtigste opgave fra morgenstunden, dels fordi det mindsker risikoen for, at du bliver hængende i din e-mail eller på sociale medier resten af dagen. Dér, hvor vi starter vores dag, har vi nemlig tilbøjelighed til at blive hængende resten af dagen. Så når du starter dagen med i din indbakke, er der meget stor sandsynlighed for, at du bliver hængende i indbakken resten af dagen.

Dette tip kræver selvdisciplin og kan føles skræmmende at afprøve. Men du vil kunne opleve en markant effekt i løbet af ganske kort tid, hvis du sætter dig for at gøre det til en del af din dagsrytme.

Og selv hvis resten af dagen går med e-mails, afbrydelser og uforudsete opgaver, så vil du typisk opleve en større ro og tilfredshed, fordi du allerede nåede at arbejde en halv eller en hel time på din vigtigste opg